Mitte tarkvara ei juhi finantsprotsesse, vaid finantsprotsess juhib tarkvarasid!
Olen olnud finantsmaailmas tegev juba üle 15 aasta, lõviosa sellest ajast olen juhtinud oma ettevõtet Klaar.me. Nende aastate jooksul on mul kujunenud välja suur kirg – finantsprotsesside digitaliseerimine ja automatiseerimine ja nende kogu äriprotsesside vaatega. Miks? Sest ma näen kui suurt lisandväärtust see päriselt toob ja loob ettevõtetele.
Klaar.me on tänaseks päevaks juba kanda kinnitanud kui kvaliteedimärk raamatupidamises ning suur osa selles eduloos on meie oskustes näha suurt pilti, luua süsteemsust ja digitaliseerida ja automatiseerida kus võimalik. Siinkohal tundus hea aeg kokkuvõteteks ja tuua välja mõned head praktilised näpunäiteid, mis probleemidega me igapäevaselt kokku puutume ning mis võiks olla ka praktilised lahendused nendele. Eriti hoolikalt võiksid seda artiklit lugeda ettevõtete juhid, kelle äri on viimastel aastatel hüppeliselt kasvanud või kel on soov kasvada!
Probleem 1: Arveldusprotsess ei toimi. Kõige levinum kaasus on see, kui meie laua taha jõuab klient, kes on varasemalt teinud raamatupidamist pakkuja juures, kes ei ole võimaldanud ligipääsu raamatupidamise tarkvarasse või kes kopeerib ettevõtte müügiarvete tarkvarast ükshaaval arveid ümber raamatupidamistarkvarasse ja kes kindlasti ei ole lahti mõtestanud enda jaoks müügiprotsessi olemust finantsprotsessi tasandilt.
Klaar.me lahendus: Me alustame algusest! Kõigepealt räägime läbi kliendiga, mis on äriprotsesside tegelikud vajadused, siis vaatame üle, kas tänane müügiprotsessiga seotud tarkvarade ring on parim, siis pakume välja sobilikke lahendusi. Kliendi tegevusalast tulenevalt on võimalik ülese ehitada arveldusprotsess tarkvaradesse: SmartAccounts, Merit, Stripe, Scoro, WooCommerce, Bidrento.
Probleem 2: Võtame kasutusele kõik võimalikud lahedad tarkvarad. Ärijuht: “Ma nägin nii ägedat tarkvara ja tahaks seda juurutada ka enda ettevõttesse, kas te aitaksite mind?”
Klaar.me lahendus: Selliseid pöördumisi jõuab meie juurde omajagu. Jah – erinevaid tarkvarasid on tegelikult päris palju ning nad müüvad enda uhkete loosungitega. Kuid pole olemas kõigile ettevõtetele universaalset lahendust, sest ettevõtlus on ometigi väga nüansirohke. Selliste pöördumiste puhul hakkame me lahti arutama kõigepealt äriprotsesside vajadusi ja nende nüanssidega tutvuma. Tihtipeale selgub, et konkreetne tarkvara ei pruugigi antud ettevõtte vajadustega hästi sobida ning asi pole mitte tarkvara puuduses vaid ettevõtte vajaduses.
Probleem 3: Raamatupidaja kompetents saab otsa. Väike laps, väikesed mured, suur laps, suured mured. Seda sama paralleeli saab tuua ka ettevõtlusesse. Meie juurde jõuavad tihti kasvuraskustega ettevõtted, kelle raamatupidamise juhtimine on järsku üle pea kasvanud ning maja sees puudub vastav võimekus ja kompetents seda kontrolli alla võtta.
Klaar.me lahendus: Klaar.me puhul algab teenuse osutamine alati hetkesituatsiooni kaardistamisest ning mängureeglite kokkuleppimises. Kõikidel osapooltel on omad vastutusalad, mis on selgelt välja kirjutatud ja määratletud ning see väldib segadust ja igapäevaseid kommunikatsiooniprobleeme. Kui mängureeglid on paigas, on see kasvuks igati soodne pinnas ning kui kasvuraskused tekivad on need koheselt näha. Meie meeskonda on kompekteeritud raamatupidaja, kõrgema taseme finantskonsultant (tavapäraselt auditi taustaga inimene) ja vajadusel finantskontroller ja finantsjuht.
Probleem 4: Finantspilt puudub. Nii mõnigi kord on meie laua taha jõudnud ettevõtte tegevjuht, kes ütleb, et tal pole enam tervikvaadet. Tahaks justkui teha suuri äriotsuseid, aga tal puudub klaar finantspilt.
Klaar.me lahendus: Kui raamatupidamine ja finantsid on korras, on olemas ka selge pilt ettevõtte tegelikust olukorrast! Me armastame süsteemi ja struktuuri ja ehitame lahendusi, mis võimaldavad pea et reaalajas näha ettevõtte tegelikku seisu. Oleme liikumas andmete visualiseerimise suunal tarkvaraga Power-BI, millest võidavad enim just ettevõtete juhid.
Probleem 5: Vale raamatupidamistarkvara valik. Sooviga olla kaasaegsed, on ettevõtte juhid teinud otsuseid kaasamaks raamatupidamise tarkvarasid, mis aga üldse ei sobi Eesti turule, sest ei võta arvesse Eesti turu eripärasid, toodavad ebaefektiivsust ning ei võta arvesse ei Eesti riigipõhist maksuarvestust, palgaarvestust ega liidestust Eesti pankade ja maksuametiga. Õige pea kaob tervikpilt eest ning nii nad jõuavadki Klaar.me laua taha.
Klaar.me lahendus: Kui on soov raamatupidamistarkavara vahetuseks või tunnetad, et hetke tarkvara ei toimi, siis pöördu enne meie juurde konsultatsiooni, kui teed suured otsused. Oma kogemuse põhjal näeme, et tarkvaralised valed otsused võivad lõpuks lihtsalt väga palju aega ja raha kulutada.
Probleem 6: Tarkvarade liidestuses ei toimi. Võetakse uued tarkvarad kasutusele ja liidestatakse ilma, et keegi võtaks vastutuse liidestuse päriselt toimivuse osas. Minu kogemus näitab, et selliste suurte muutuste tegemine eeldab, et liidestusse on kaasatud inimene, kellele on kõrgema finantsprotsesside kompetents ning lisaks IT-teadlikkusse kompetents. Miks? Kuna tarkvarad ei võta vastutust selle eest, et liidestuse sisselülitamisel ka ettevõtte finantsprotsess päriselt toimib.
Klaar.me lahendus: Meil on ettevõttes kõik vajalikud kompetentsid olemas, et saaksime panna tööle kaasaegse tarkvarade ringi arvestades siis ettevõtte vajadusi ning juhtida protsesse nii nagu neid peaks juhtima. Lisaks kõrgemale finantsteadlikkusele ja raamatupidamisele, on meil ettevõttes sees ka IT-kompetents, keda kaasame tarkvarade liidestuste ringides.
Ja nüüd ka väike spikker, milliseid tarkvara liidestusi meie hetkel teeme. Vaata üle, kas sul on mõni ring või lüli puudu.
